Wie wir bereits angekündigt hatten, lässt die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) seit 1.1.17 auch elektronische Rechnungen zu, die nicht digital signiert wurden. Die entsprechende Mitteilung ist auf der Website der eidgenössischen Steuerbehörde zu finden (Link).

Volltext:

Der elektronische Geschäftsverkehr EGV: Keine Pflicht zur digitalen Signatur

Bei übermittelten und aufbewahrten Daten, die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind, muss unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegen, der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit erbracht werden. Bei elektronischen Daten ist dieser Nachweis insbesondere dann erbracht, wenn die elektronischen Daten digital signiert sind. Eine digitale Signatur bietet den besten Schutz vor nicht feststellbaren Veränderungen. Aufgrund des Grundsatzes der Beweismittelfreiheit kann der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit aber auch dann als erbracht angenommen werden, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Artikel 957a OR eingehalten sind. Die Papierrechnung und die elektronische Rechnung sind gleichgestellt, denn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten für alle Arten von Buchungsbelegen.

Erläuterung:

Die Mitteilung ist relativ kurz und überlässt dem Steuerpflichtigen die Interpretation. Bis jetzt war es zwingend notwendig, elektronisch verschickte Rechnungen mit einer anerkannten elektronischen Signatur (gemäss ElDI-V) zu versehen (vertiefte Informationen und die Antworten dazu finden sich sowohl auf der Website der Steuerbehörde wie auch in unserem Praxisleitfaden). In der Mitteilung wird speziell auf die Ordnungsmässigkeit der Buchführung verwiesen. Im revidierten MWSTG wurde der Grundsatz der Beweismittelfreiheit eingefügt, d.h. der Steuerpflichtige kann die Mittel weitgehend selbst wählen, wie er die Ordnungsmässigkeitsanforderungen erfüllen will. Diese ergibt sich sowohl aus den spezifischen Vorschriften der ElDI-V, aber auch aus Lehre und Praxis zu den Aufbewahrungsvorschriften.

Was bedeutet Ordnungsmässigkeit nun im Kontext E-Rechnung?

Die Anforderungen bleiben hoch. Ein einfaches Versenden von PDF-Rechnungen wird wie bis anhin die gesetzlichen Vorschriften NICHT erfüllen!

Art. 122 der MWSTV verlangt nach wie vor:

Welche Konsequenzen ergeben sich daraus für den Steuerpflichtigen?

Grundsätzlich bleiben die hohen Anforderungen der Steuerbehörde bestehen. Will der Steuerpflichtige sicherstellen, dass die Anforderungen des Gesetzes erfüllt sind, kann er nach wie vor die elektronische Signatur einsetzen. Will er dies nicht (mehr) tun, dann muss er mit anderen Mitteln sicherstellen, dass die folgenden Anforderungen (kumulativ) erfüllt sind:

• Der Absender muss eindeutig identifizierbar sein, die Integrität der Daten muss sichergestellt werden und die Nichtabstreitbarkeit des Versands sollte auch gewährleistet sein,
• die Rechnung muss inhaltlich sämtliche Anforderungen gemäss MWSTG, MWSTV und ElDI-V erfüllen,
• die Transaktion muss so abgesichert werden, dass die Ordnungsmässigkeitsanforderungen über den ganzen Lebenszyklus (von der Erstellung bis zur Vernichtung) erfüllt sind,
• der Prozess der Rechnungserstellung wie auch der Rechnungsprüfung muss jederzeit nachvollzogen werden können.

E-Rechnungen sind Belege und müssen (wie jeder andere Beleg auch) gemäss GeBüV unveränderbar archiviert werden. Für die Steuerprüfung muss  sichergestellt werden, dass der Überprüfungsprozess protokolliert wurde. E-Rechnungen sollten deshalb nach der Signaturprüfung sofort unveränderbar archiviert werden. Das Protokoll der Signaturprüfung muss ebenfalls mit archiviert werden.

Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre elektronische Rechnungsverabeitung oder -angebot mit den gesetzlichen Vorschriften im Einklang steht, dann bietet das KRM die Prüfung und optional auch die Zertifizierung ihrer Lösung oder ihres Produkts an. Weitere Informationen erhalten Sie hier.